X2 Festivalen – vårens vakreste eventyr

Av Pernille Opsahl Coward

Det begynner å bli noen måneder siden PR-studentane (studentdrevet PR-byrå) tok på seg oppdraget rundt kommunikasjonsarbeidet til X2 Festivalen, en ekstremsportfestival med knutepunkt i Volda. Når jeg tenker tilbake på tiden under selve festivalen dukker sol, sportslig aktiviteter og glade mennesker på festival opp i hodet mitt. Når jeg tenker gjennom én gang til, tenker jeg også på alle timene vi la bak oss med arbeid i forkant.
Vi startet reisen i oppløpet til festivalen. Det var i slutten av januar 2014 at jeg med ni andre medlemmer i PR-studentane skulle begynne med arbeidet og reisen frem mot festivalen som skulle være 3.-6- april. Det var Gina Elisabeth Rudsrud og meg selv som fikk ansvaret for å organisere og følge opp arbeidet til gruppen. Selve oppdraget gikk ut på å formulere kommunikasjonsstrategier som ville passe til målgruppene for X2 eksternt. Videre skulle vi bruke disse strategiene i praksis. Dette  gjaldt for sosiale medier, sponsorer og opp mot tradisjonelle medier som kunne ha interesse av festivalen. Dette ble igjen de tre teamene som vi delte gruppen inn i .

Det er en ærlig sak at vi fort støtet på utfordringer med oppgavene vi skulle gjennomføre helt på egne ben. Med dette sikter jeg til at festivalen i stor grad ikke hadde noe materiale fra tidligere år vi kunne arbeide videre med, og mye av kommunikasjonsarbeidet måtte derfor starte fra scratch. Vi hadde mange møter i februar og mars med hele gruppen, samt møter med hvert team.

Elise Platou, Caroline Aasgaard Carho og Mona Fluge fikk ansvaret for sponsor og konseptarbeidet til X2. Dette gikk i hovedsak ut på å skaffe sponsorer til festivalen og utvikle ideer til konkurranser for samarbeidspartnere og deres sosiale medier.

En annen viktig del med kommunikasjonsarbeidet til festivalen var å skaffe grundige lister med oversikt over ulike publikasjonser (aviser, magasiner etc.) på Sunnmøre og andre relevante for X2. Et av målene var å gjøre festivalen mer kjent i området og derfor var god kontakt med media viktig. Matea Skjong Grøvik og Marianne Åsheim Friess var de to som fikk ansvaret for å følge opp dette. Jentene oppdaterte også nettsiden hyppig i forkant og under festivalen for å skape en god informasjonsflyt.

Videre var bruk av sosiale medier en viktig del av kommunikasjonsarbeidet til X2. Sondre Lund Edvardsen, Øyunn Hagen Wold og Sarah Emilie Mørch tok ansvaret for å publisere bilder på Instagram, Twitter-meldinger og Facebook-statuser.  Det var et sterkt fokus på riktig størrelse og bildekvalitet for å styrke profilen til X2. Like viktig var det å velge strategiske tidspunkt å legge ut statuser på og bruke ulike måter å få nye følgere på.  Fra februar til april økte antall nye følgere på Facebook med ca. 50 % og Instagram 230 %, nettopp på grunn av riktige strategier.

Det er mye mer jeg kunne fortalt om kommunikasjonsarbeidet til X2 Festivalen 2014. Det var utrolig gøy å prøve seg om informasjonsansvarlig og jobbe med så mange forskjellige mennesker.  Vi brukte mange timer på å planlegge, legge strategier og gjennomføre planene våres. Dette skulle vise seg å gi resultater. Jeg tror både jeg og resten av gruppen har hatt en utrolig morsom og spennende reise med festivalarbeidet. Samtidig tror jeg vi også har lært at kommunikasjon innad i en liten organisasjon er vel så viktig som den eksterne.

Engasjer deg!

En del av kommunikasjonsarbeidet under X2 gikk ut på å rapportere fra de ulike sportsgrene.

En del av kommunikasjonsarbeidet under X2 gikk ut på å rapportere fra de ulike sportsgrene. Foto: Pernille O. Coward.

 

Legg att eit svar

Epostadressa di blir ikkje synleg. Påkravde felt er merka *